Archives Legal Solutions
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Notre métier : la gestion du risque, de la preuve.
 
L’archivage électronique a les mêmes fonctions que l’archivage traditionnel papier. (Avec le maintien de la valeur juridique dans le temps.)

Deux notions doivent préexister dans votre choix d’archivage électronique : la pérennité et la notion d’intégrité (les traces doivent prouver que le document d'origine n'a pas été modifié) = opposabilité aux tiers.

L’archivage légal permet de générer et conserver des « originaux » électroniques remplaçant leurs équivalents papiers et de même valeur juridique.

A ne pas confondre avec le stockage ou la sauvegarde :
Le stockage est l’enregistrement de données sur un support informatique en vue d’une utilisation courante .(ce ne sont que des « copies »)
La sauvegarde est une copie de données d’un support sur un autre support à des fins de restauration.(ce ne sont que des « copies »)
Même pourvus de différentes sécurités, ces deux derniers modes ne sont pas destinés et ne peuvent pas remplacer l’archivage à valeur probante.(légal)

L’article 1316-1 du code civil introduit l’admissibilité en preuve de l’écrit électronique au même titre que l’écrit papier, sous deux conditions : pouvoir identifier l’auteur de l’écrit, que celui-ci soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.

Il convient , afin d’apporter la preuve de l’authenticité : d’assurer l’authenticité de l’écrit électronique par un moyen approprié (qui puisse prouver l’identité de l’auteur moral ou physique).
de préserver l’intégrité pendant toute la durée de conservation requise.

L’Archivage Électronique est un ensemble de moyens techniques, permettant de conserver dans les conditions requises par les différents textes de lois ou normatifs, les documents numériques pendant la durée de conservation requise par la loi.(Il convient de croiser les différents codes ou recommandations dans ce domaine)
Le terme « Archivage légal » étant une facilité de langage, le terme est archivage probant, ou a valeur probante, ou a vocation probatoire.

Les moyens techniques peuvent être assurés par l’utilisation d’un Coffre-fort Électronique, répondant aux exigences de la Norme AFNOR NF Z42-020.

L’archivage électronique a une différence essentielle avec l’archivage papier, qui lui se situait en fin de vie d’un document, : l’archivage électronique se situe ,en termes de temps , au moment ou le documents est finalisé, validé : ce sont des archives vivantes

ArchivesLegalSolutions apporte les solutions qui répondent aux contraintes légales liées au flux de différents services société et à la conservation électronique. Son cœur de métier est l'archivage à valeur probante.

ArchivesLegalSolutions apporte une vraie réponse à la demande de ses clients : professions libérales ou PME , et, vous permet d'archiver vos documents, simplement, facilement, et instantanément, ou que vous soyez.

Le Coffre-fort électronique Communicant, ce qu'il vous apporte :

* L’application des réglementations, législations et normes, européennes et françaises.

* Respect de la version 2009 de la Norme AFNOR NF Z42-020(norme ISO)

* L’intégrité des documents déposés dans le coffre ArchivesLegalSolutions : une fois déposés, vos documents ne sont plus modifiables, donc ce sont des documents utilisables en cas de litiges.

* La Traçabilité des opérations et mouvements concernant vos documents déposés

* La Simplicité d'accès : un accès internet suffit, (reseaux sécurisés).

* La Réduction des coûts : entre 40% et 80% d'économies par rapport aux démarches traditionnelles.

* La Confidentialité : Vos documents ne sont visibles et lisibles que par vous.

Protégez vos documents, contrats confidentiels et stratégiques en les déposant dans un coffre, individuel et sécurisé.

Téléchargez les impératifs minimums : Les impératifs



 
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Archivage à valeur probante d'Archiveslegalsolutions
 
Critères d'un service d'archivage qui sont les critères de notre service :

Pérennité : conserve tous les éléments concernant le document et le temps choisi
Intégrité : le document une fois archivé est non modifiable et non modifié, et le coffre intégre ces éléments de preuve.
Sécurité : inclut autant les droits d’accès que les réplications dans des lieux de haute sécurité.
Traçabilité : traces de tous les mouvements sur les documents (appelé journalisation) durant toute sa période de conservation. Du moment de son dépôt avec les différents éléments de preuve, jusqu’à sa fin de vie d’archive.
Authenticité : certificat de signature , horodatage, empreinte (fait parti également des éléments de traçabilité)
Lisibilité : lisible de son dépôt jusqu’à sa fin de vie,
Disponibilité : accessible de son dépôt jusqu’à sa fin de vie,
Confidentialité : cryptage et impossibilité a qui n’est pas un utilisateur autorisé de pouvoir avoir un accès aux documents archivés. Suppression TOTALE en cas de nécessité.
Réversibilité , interopérabilité : possibilité de récupérer ses données au moment ou vous le désirez, toute la chaine de confiance incluse (un archivage probant interrompu sans pouvoir récupérer cette chaine de confiance représente un vrais problème juridique). Conformité à la norme FNTC-TA : nous vous fournissons les traces, les éléments de preuve, si vous souhaitez interrompre votre service.


POURQUOI Archiveslegalsolutions ?

Parce que archiveslegalsolutions respecte toutes ces contraintes et plus,
parce que le modèle choisi par archiveslegalsolutions vous permet une autonomie totale.(vous êtes seul maître de vos archives).
Parce que ce coffre vous permet de déposer toutes catégories de documents quand vous le souhaitez, comme vous le souhaitez, de les consulter autant de fois que vous le souhaitez sans surcoût.


Archiveslegalsolutions, propose en mode SaaS un service d’archivage de documents électroniques qui permet de donner une valeur probante aux documents déposés par le client.

Notre coffre permet de :

• Limiter vos investissements,

• Reporter le risque sur ce tiers

• Avoir la preuve que les documents restent intègre, non modifiés, non modifiables

• Accéder à l’information sans dépendre d’une application,

• Partager l’information de façon souple et simple

• Avoir une garantie de disponibilité ou que vous soyez,

• Préserver et capitaliser votre patrimoine émanant de vos différents systèmes d'information, ou plus simplement le "capital documents" de votre société

• Avoir des coûts prévisibles sans surcoûts cachés

• Avoir la certitude, en cas de défaillance de la société, de pouvoir toujours avoir accès à vos documents.

• Avoir la certitude qu'en cas de changement de partenaire fournisseur, vous pourrez transférer vos documents sans perte de traçabilité.

• Ne pas avoir à développer de compétence en interne,

• Donner une valeur probante aux archives.


Comment fonctionnent nos coffres ?


 
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En savoir plus
 
Synthèse de l'Etude MARKESS sur l'archivage à vocation probatoire
Lien du pdf : Archivage Probatoire

Elements généraux : Archiveslegalsolutions.com.pdf

NORME AFNOR NF Z 42-013

La norme AFNOR NF Z42-013 est maintenant une norme internationale sous le titre ISO 14641-1

La Fédération Nationale des Tiers de Confiance s'engage à promouvoir la nouvelle version de la norme NF Z 42-013

A propos de la Fédération Nationale des Tiers de Confiance
La Fédération Nationale des Tiers de Confiance (FNTC) est aujourd'hui reconnue comme un acteur essentiel de la sécurisation des échanges électroniques et de la conservation des informations, maillons essentiels à la maîtrise de l'ensemble de la vie du document électronique.
Créée en 2001, la FNTC regroupe les principaux professionnels de la dématérialisation répartis en 4 collèges en fonction de leur activité professionnelle, tous concernés directement ou indirectement par la sécurisation des échanges électroniques et la conservation des informations. Elle réunit les opérateurs et prestataires de services de confiance (acteurs de l'archivage électronique, de la certification, de l'horodatage et des échanges dématérialisés ; les éditeurs et intégrateurs de solutions de confiance ; les experts et les représentants des utilisateurs ainsi que les institutionnels et les professions réglementées).
La FNTC a pour but d'établir la confiance, de promouvoir la sécurité et la qualité des services dans le monde de l'économie numérique, de garantir les utilisateurs et de défendre les droits et intérêts liés à la profession des Tiers de Confiance.

Source : www.fntc.org


 
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Le coin de la presse ou liens interessants
 
Faire face aux risques liés à la croissance des contenus électroniques : réponses de l’archivage
http://www.cfo-news.com/Faire-face-aux-risques-lies-a-la-croissance-des-contenus-electroniques-reponses-de-l-archivage_a22263.html

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Amorcer la réflexion sur l’archivage du web :

http://www.bnf.fr/documents/enquete_archives_web.pdf

Document intéressant , sur l’archivage du web à l’initiative de la BNF.

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L'organisation de la normalisation en France :

http://www.afnor.org/metiers/normalisation/organisation-de-la-normalisation-en-france

ou

http://www.afnor.org/metiers/normalisation/organisation-de-la-normalisation-en-france/liste-des-bureaux-de-normalisation-sectoriels

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Dématérialisation, ce qui va tout changer


A l’occasion de la parution de la newsletter n°100 de Cecurity.com, Eric Barbry a publié un article exclusif sur le droit de la dématérialisation qui, pour lui, devient une obligation légale.

En effet, de manière assez invisible et pour ne pas dire insidieuse, ce qui était un droit, le « droit » à la dématérialisation, est devenu une « obligation » de dématérialiser.

http://www.alain-bensoussan.com/avocats/dematerialisation-ce-qui-va-tout-changer/2012/12/20


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