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L'archivage lgal en ligne (mode Saas)
 
INTRODUCTION :

Larchivage lectroniques vocation probatoire repose sur un dispositif d'archivage de donnes mettant en uvre des process de scurit et de confiance (horodatage, empreinte du document, signature , certificats , traabilit, etc.) permettant d'apporter une valeur juridique et reconnue , et permettant la conservation intgre du document et sa lisibilit dans le temps. Les documentss sont alors opposables des tiers en cas de litige et satisfont aux obligations lgales normatives, et rglementaires.

Archiveslegalsolutions, c'est la conservation intgre et prenne de vos documents ceci en mode SAAS
Ainsi vous tes certain d'avoir des documents que vous pourrez produire comme des preuves en cas de ncessit, ou litige demain, dans un an, dans dix ans, ou plus.(ou pour la paternit d'une uvre par exemple...)

Nos coffres acceptent tous les formats ou catgories de documents, et l'hbergement des serveurs, est dans deux sites, loigns gographiquement, de trs haut niveau de scurit.

Assurez lintgrit, la prennit et la confidentialit des donnes et des documents sensibles de votre entreprise!
fonctions principales de nos coffres : vous dposez, consultez, tlchargez, grez, dplacez vos documents en toute confidentialit, sans jamais modifier l'archive dpose l'origine.

vous avez un accs simple, rapide, sr et scuris, ou que vous soyez.Vous mettez ainsi en uvre une assurance contre les impondrables et les ventuels litiges (ou mme les risques naturels, tels que feu, inondation, destructions ...etc).

Simple, rapide, confidentiel et conomique.
Ces coffres vous permettent de garder des documents dont vous pourriez vous servir dans le cas d'un ventuel litige, car vos donnes dposes, archives, ne sont pas modifiables et leur origine incontestable.

Tous les modules proposs par ArchivesLgalSolutions, sont des modules en mode externalis (saas)
Vous n'avez rien a installer.
Votre trsorerie est prvisible et vos conomies quantifiables.

 
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Nos offres
 
Vos documents archivs sur le long terme sont consultables en ligne, do que vous soyez, 24 heures sur 24.
Vous choisissez le temps de conservation de vos donnes.
Vous retrouvez instantanment un document.



- Les VOLUMTRIES sont volutives et ajustes vos besoins.

- Les DURES DE CONSERVATION :variables : 1 an, 3 ans, 6 ans, 10 ans.......ou +

- SIMPLICIT D'UTILISATION : il n'y a rien installer sur votre ordinateur

- Facturable a l'unit (au document) ou la volumtrie

- Interoprable, nous pouvons nous connecter toutes vos applications.

- Nous sommes conforme aux textes et normes en vigueur et conforme aux recommandations de la Commission europenne concernant l'archivage probant (lgal).
 
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Exemple de transfert de facture en conformit avec les textes :
 
Posez-vous ces questions : combien de temps passez-vous grer vos envois et archives papiers ; combien dheures perdez-vous chaque jour signer, photocopier, mettre sous plis, timbrer, et classer vos documents?
Quels couts cela reprsente-t-il? (temps/homme + matriels + envois +++ ?)
Pour les petits flux aussi, vous pouvez trs facilement tre en conformit et faire des conomies en dmatrialisant vos documents.

 
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Qu'est ce que le mode SAAS ?
 
SaaS (Software as a Service) :

- Nos coffres sont accessibles en ligne, via le rseau internet et un navigateur web
- Le paiement s'effectue en fonction de lutilisation qui est faite (nombre d'utilisateurs, services activs, volumes consomms...), des droits d'entre fixes sont pralablement demands.
- Nos coffres sont hbergs et maintenus dans deux data centers distincts de trs haut niveau de scurit.
- Le client loue un droit dusage : il ny a pas dacquisition de licences logicielles ni de redevance associe.
- Tout ceci, permet une trsorerie prvisible et une souplesse d'utilisation.
 
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Lois et normes
 
En vue dapporter les meilleures garanties de rversibilit des donnes et des preuves associes,la solution Coffre-fort lectronique Communicant propose intgre une fonction native dexport au format FNTC TA (Fdration Nationale des tiers de Confiance - Tiers-Archiveur.

La norme AFNOR NF Z42-013 du mois de mars 2009, qui reconnait lusage de support darchivage rinscriptible quand la garantie dintgrit est assure par des moyens cryptographiques (signature lectronique, horodatage).

La norme AFNOR NF Z42-013 devient une norme internationale ! Publie sous le titre ISO 14641-1, la norme porte sur les spcifications pour larchivage lectronique.
Source : http://www.afnor.org/profils/activite/tic/la-norme-francaise-nf-z42-013-sur-l-archivage-electronique-transposee-en-norme-internationale-par-l-iso

La norme internationale ISO 14721 OAIS (Open Archival Information System) de mars 2003 qui dcrit les caractristiques dun systme ouvert pour la prennisation des donnes numriques ;
MoReq2 (Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records), diffuse en fvrier 2008. Il sagit dun texte communautaire relatif aux exigences-types pour la matrise de larchivage lectronique
La norme internationale ISO 19005 du 10 octobre 2005 qui dfinit un format de fichier des documents lectroniques pour une conservation long terme . Le format utilis est dnomm PDF/A, pour PDF Archive ;
Le standard dchange de donnes pour larchivage lectronique (SEDA), rendu public en mars 2006, conu conjointement par la Direction des Archives de France et la Direction Gnrale de la Modernisation de lEtat (DGME). Le standard dchange figure parmi les recommandations du Rfrentiel Gnral d'Interoprabilit (RGI) pour larchivage.
La recommandation de la CNIL relative larchivage lectronique dans les entreprises adopte le 11 octobre 2005 ;

Au moment mme o les pouvoirs de contrle et de sanction de la CNIL se renforcent, il est important de se rappeler ses principales recommandations : droit loubli, restriction de laccs aux informations nominatives, systme darchivage lectronique des donnes personnelles diffrent du systme de production, traabilit des accs, confidentialit des changes,


Conformit au cadre rglementaire europen et la loi franaise (Directives, lois et dcrets)

La directive 1999/93/CE du 19 janvier 2000 sur le cadre communautaire pour les signatures lectroniques, donnant la dfinition et dterminant les responsabilits des acteurs de la certification lectronique ;
La loi numro 2000-230 du 13 mars 2000, qui nonce dans son article 1316 alina 1 : l'crit sous forme lectronique est admis en preuve au mme titre que l'crit sur support papier, sous rserve que puisse tre dment identifie la personne dont il mane et qu'il soit tabli et conserv dans des conditions de nature en garantir l'intgrit . Cette loi a conduit la modification des articles 1316-1 et 1316-4 du Code civil.
Le dcret numro 2001-846 du 18 septembre 2001 relatif aux enchres lectroniques, qui fixe les conditions de stockage des offres lectroniques dans son article 5 : La personne publique prend les mesures propres garantir la scurit des informations portant sur les candidatures et les offres. Elle s'assure que ces informations demeurent confidentielles jusqu' l'expiration des dlais de remise des candidatures et des offres et ne sont ensuite accessibles qu' des personnes autorises par la personne responsable du march ;
La directive europenne 2001/115/CE du Conseil du 20 dcembre 2001, qui modernise les conditions imposes la facturation en matire de taxe sur la valeur ajoute et qui approuve les factures transmises par voie lectronique condition que l'authenticit de leur origine et l'intgrit de leur contenu soient garanties ;
La loi amricaine du 31 juillet 2002 sur la rforme de la comptabilit des socits cotes et la protection des investisseurs, connue aussi sous le nom de Sarbanes-Oxley Act ;
La directive 2004/39/CE du Parlement europen et du Conseil du 21 avril 2004, entre en vigueur le 1er novembre 2007, dite directive concernant les marchs dinstruments financiers (mifid en anglais), qui indique dans son article 13, alina 6 : Toute entreprise d'investissement veille conserver un enregistrement de tout service fourni et de toute transaction effectue par elle-mme, permettant l'autorit comptente de contrler le respect des obligations prvues dans la prsente directive et, en particulier, de toutes les obligations de cette entreprise l'gard des clients ou clients potentiels ;

La loi numro 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans lconomie numrique, qui nonce dans son article 1369-1 : Quiconque propose, titre professionnel, par voie lectronique, la fourniture de biens ou la prestation de services, met disposition les conditions contractuelles applicables d'une manire qui permette leur conservation et leur reproduction . Cette mme loi a conduit la modification de larticle 1108-1 du Code civil : Lorsquun crit est exig pour la validit dun acte juridique, il peut tre tabli et conserv sous forme lectronique dans les conditions prvues aux articles 1316-1 et 1316-4 .
Larticle 56 du code des marchs publics pour les aspects relatifs la dmatrialisation des procdures de passation des marchs publics
La loi numro 2009-526 du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et dallgement des procdures qui consacre le bulletin de paie sous forme lectronique.

Cette liste nest pas exhaustive, puisque la lgislation concernant les usages du Coffre-fort lectronique est trs abondante. La conformit au cadre rglementaire est une priorit absolue pour nous.

Tlchargement de quelques lments de conformit : Comformit



 
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Petites entreprises : Dposez vos documents en quelques clics!
 
Pour les entreprises petits budgets, nous offrons galement une solution simple pour que tous vos documents soient en conformit, sans une multitude de logiciels :
nous vous fournissons loutil en amont du coffre et le coffre, sans besoin d'autres lments.
Ceci en toute autonomie !

Ouvrez votre boite de dialogue, sur laquelle vous faite glisser le document que vous dsirez signer, archiver :


Comment fonctionnent nos coffres ?


Imputez votre mot de passe


Comment fonctionnent nos coffres ?



Comment fonctionnent nos coffres ?


C'est fini, en quelques secondes, votre document a t sign, dpos, dans votre coffre, ensuite vous pouvez allez regarder dans l'arborescence du coffre si le dossier a t cr, si le document a t dpos ; Plusieurs options de forme de dpt sont a votre disposition

Comment fonctionnent nos coffres ?
 
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