INTRODUCTION :

L’archivage électroniques à vocation probatoire repose sur un dispositif d'archivage de données mettant en œuvre des process de sécurité et de confiance (horodatage, empreinte du document, signature , certificats , traçabilité, etc.) permettant d'apporter une valeur juridique et reconnue , et permettant la conservation intègre du document et à sa lisibilité dans le temps. Les documentss sont alors opposables à des tiers en cas de litige et satisfont aux obligations légales normatives, et réglementaires.

Archiveslegalsolutions, c'est la conservation intègre et pérenne de vos documents ceci en mode SAAS
Ainsi vous êtes certain d'avoir des documents que vous pourrez produire comme des preuves en cas de nécessité, ou litige demain, dans un an, dans dix ans, ou plus.(ou pour la paternité d'une œuvre par exemple...)

Nos coffres acceptent tous les formats ou catégories de documents, et l'hébergement des serveurs, est dans deux sites, éloignés géographiquement, de très haut niveau de sécurité.

Assurez l’intégrité, la pérennité et la confidentialité des données et des documents sensibles de votre entreprise!
fonctions principales de nos coffres : vous déposez, consultez, téléchargez, gérez, déplacez vos documents en toute confidentialité, sans jamais modifier l'archive déposée à l'origine.

vous avez un accès simple, rapide, sûr et sécurisé, ou que vous soyez.Vous mettez ainsi en œuvre une assurance contre les impondérables et les éventuels litiges (ou même les risques naturels, tels que feu, inondation, destructions ...etc).

Simple, rapide, confidentiel et économique.
Ces coffres vous permettent de garder des documents dont vous pourriez vous servir dans le cas d'un éventuel litige, car vos données déposées, archivées, ne sont pas modifiables et leur origine incontestable.

Tous les modules proposés par ArchivesLégalSolutions, sont des modules en mode externalisé (saas)
Vous n'avez rien a installer.
Votre trésorerie est prévisible et vos économies quantifiables.

• Vos documents archivés sur le long terme sont consultables en ligne, d’où que vous soyez, 24 heures sur 24.
• Vous choisissez le temps de conservation de vos données.
• Vous retrouvez instantanément un document.


- Les VOLUMÉTRIES sont évolutives et ajustées à vos besoins.

- Les DURÉES DE CONSERVATION :variables : 1 an, 3 ans, 6 ans, 10 ans.......ou +

- SIMPLICITÉ D'UTILISATION : il n'y a rien à installer sur votre ordinateur

- Facturable a l'unité (au document) ou à la volumétrie

- Interopérable, nous pouvons nous connecter à toutes vos applications.

- Nous sommes conforme aux textes et normes en vigueur et conforme aux recommandations de la Commission européenne concernant l'archivage probant (légal).

Posez-vous ces questions : combien de temps passez-vous à gérer vos envois et archives papiers ; combien d’heures perdez-vous chaque jour à signer, photocopier, mettre sous plis, timbrer, et classer vos documents?
Quels couts cela représente-t-il? (temps/homme + matériels + envois +++ ?)
Pour les petits flux aussi, vous pouvez très facilement être en conformité et faire des économies en dématérialisant vos documents.

SaaS (Software as a Service) :

- Nos coffres sont accessibles en ligne, via le réseau internet et un navigateur web
- Le paiement s'effectue en fonction de l’utilisation qui est faite (nombre d'utilisateurs, services activés, volumes consommés...), des droits d'entrée fixes sont préalablement demandés.
- Nos coffres sont hébergés et maintenus dans deux data centers distincts de très haut niveau de sécurité.
- Le client loue un droit d’usage : il n’y a pas d’acquisition de licences logicielles ni de redevance associée.
- Tout ceci, permet une trésorerie prévisible et une souplesse d'utilisation.

En vue d’apporter les meilleures garanties de réversibilité des données et des preuves associées,la solution Coffre-fort électronique Communicant proposée intègre une fonction native d’export au format FNTC TA (Fédération Nationale des tiers de Confiance - Tiers-Archiveur.

• La norme AFNOR NF Z42-013 du mois de mars 2009, qui reconnait l’usage de support d’archivage réinscriptible quand la garantie d’intégrité est assurée par des moyens cryptographiques (signature électronique, horodatage).

La norme AFNOR NF Z42-013 devient une norme internationale ! Publiée sous le titre ISO 14641-1, la norme porte sur les spécifications pour l’archivage électronique.
Source : http://www.afnor.org/profils/activite/tic/la-norme-francaise-nf-z42-013-sur-l-archivage-electronique-transposee-en-norme-internationale-par-l-iso

• La norme internationale ISO 14721 – OAIS (Open Archival Information System) de mars 2003 qui décrit les caractéristiques d’un système ouvert pour la pérennisation des données numériques ;
• MoReq2 (Model Requirements for the Management of Electronic Documents and Records), diffuse en février 2008. Il s’agit d’un texte communautaire relatif aux exigences-types pour la maîtrise de l’archivage électronique
• La norme internationale « ISO 19005 » du 10 octobre 2005 qui définit un « format de fichier des documents électroniques pour une conservation à long terme ». Le format utilisé est dénommé PDF/A, pour PDF Archive ;
• Le standard d’échange de données pour l’archivage électronique (SEDA), rendu public en mars 2006, conçu conjointement par la Direction des Archives de France et la Direction Générale de la Modernisation de l’Etat (DGME). Le standard d’échange figure parmi les recommandations du Référentiel Général d'Interopérabilité (RGI) pour l’archivage.
• La recommandation de la CNIL relative à l’archivage électronique dans les entreprises adoptée le 11 octobre 2005 ;

Au moment même où les pouvoirs de contrôle et de sanction de la CNIL se renforcent, il est important de se rappeler ses principales recommandations : droit à l’oubli, restriction de l’accès aux informations nominatives, système d’archivage électronique des données personnelles différent du système de production, traçabilité des accès, confidentialité des échanges,…


Conformité au cadre réglementaire européen et à la loi française (Directives, lois et décrets)

• La directive 1999/93/CE du 19 janvier 2000 sur le cadre communautaire pour les signatures électroniques, donnant la définition et déterminant les responsabilités des acteurs de la certification électronique ;
• La loi numéro 2000-230 du 13 mars 2000, qui énonce dans son article 1316 alinéa 1 : « l'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité ». Cette loi a conduit à la modification des articles 1316-1 et 1316-4 du Code civil.
• Le décret numéro 2001-846 du 18 septembre 2001 relatif aux enchères électroniques, qui fixe les conditions de stockage des offres électroniques dans son article 5 : « La personne publique prend les mesures propres à garantir la sécurité des informations portant sur les candidatures et les offres. Elle s'assure que ces informations demeurent confidentielles jusqu'à l'expiration des délais de remise des candidatures et des offres et ne sont ensuite accessibles qu'à des personnes autorisées par la personne responsable du marché» ;
• La directive européenne 2001/115/CE du Conseil du 20 décembre 2001, qui modernise les conditions imposées à la facturation en matière de taxe sur la valeur ajoutée et qui approuve les factures transmises par voie électronique « à condition que l'authenticité de leur origine et l'intégrité de leur contenu soient garanties »;
• La loi américaine du 31 juillet 2002 sur la réforme de la comptabilité des sociétés cotées et la protection des investisseurs, connue aussi sous le nom de Sarbanes-Oxley Act ;
• La directive 2004/39/CE du Parlement européen et du Conseil du 21 avril 2004, entrée en vigueur le 1er novembre 2007, dite directive concernant les marchés d’instruments financiers (mifid en anglais), qui indique dans son article 13, alinéa 6 : « Toute entreprise d'investissement veille à conserver un enregistrement de tout service fourni et de toute transaction effectuée par elle-même, permettant à l'autorité compétente de contrôler le respect des obligations prévues dans la présente directive et, en particulier, de toutes les obligations de cette entreprise à l'égard des clients ou clients potentiels » ;

• La loi numéro 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique, qui énonce dans son article 1369-1 : « Quiconque propose, à titre professionnel, par voie électronique, la fourniture de biens ou la prestation de services, met à disposition les conditions contractuelles applicables d'une manière qui permette leur conservation et leur reproduction ». Cette même loi a conduit à la modification de l’article 1108-1 du Code civil : « Lorsqu’un écrit est exigé pour la validité d’un acte juridique, il peut être établi et conservé sous forme électronique dans les conditions prévues aux articles 1316-1 et 1316-4 ».
• L’article 56 du code des marchés publics pour les aspects relatifs à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics
• La loi numéro 2009-526 du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures qui consacre le bulletin de paie sous forme électronique.

Cette liste n’est pas exhaustive, puisque la législation concernant les usages du Coffre-fort électronique est très abondante. La conformité au cadre réglementaire est une priorité absolue pour nous.

Téléchargement de quelques éléments de conformité : Comformité

Pour les entreprises à petits budgets, nous offrons également une solution simple pour que tous vos documents soient en conformité, sans une multitude de logiciels :
nous vous fournissons l’outil en amont du coffre et le coffre, sans besoin d'autres éléments.
Ceci en toute autonomie !

Ouvrez votre boite de dialogue, sur laquelle vous faite glisser le document que vous désirez signer, archiver :





Imputez votre mot de passe









C'est fini, en quelques secondes, votre document a été signé, déposé, dans votre coffre, ensuite vous pouvez allez regarder dans l'arborescence du coffre si le dossier a été créé, si le document a été déposé ; Plusieurs options de forme de dépôt sont a votre disposition