Archives Legal Solutions
Archives Legal Solutions in English Archives Legal Solution en Français
Vous êtes page : Solutions - Retour à l'index
Accédez à votre coffre
 
Nos solutions : Simplicit 100%
 
Rien installer sur votre ordinateur

* Donnes cryptes
* Fiabilit des originaux et des copies : 100%

Le coffre accepte tous les formats : PDF, images, texte, photos...etc vous pouvez y dposer diverses catgories de documents.
Le coffre peut tre connect vos applications dj existantes.

Vous tes seul a pouvoir accder ce qui est dpos dans votre coffre, de n'importe quel endroit.
Votre coffre vous appartient, que vous changiez de partenaire ou fournisseur, vous gardez " votre main" vos documents, sous votre contrle, en toute indpendance : votre coffre est personnel et individuel.


AVEC UNE TRIPLE GARANTIE :

* Conservation Scurise des documents immatriels (+Certification et valeur probante de la Signature lectronique)
* Serveur de preuves, conservation et administration des preuves signes
* Protection des donnes personnelles (Privacy)

 
Retour haut de page
Minimum requis :
 
Votre pc
Votre connexion Internet, et un navigateur,
C'est tout!

 
Retour haut de page
L'archivage lgal la porte des PME et professions librales
 
Lensemble de vos donnes peut tre conserv : comptabilit, images, fichiers Word, Excel, PowerPoint, gif, jpeg, ...
Avec des cots prvisibles, sans cots cachs.
Pas de licence onreuse.
Les avantages d'une technologie reconnue comme performante, sans avoir les difficults humaines ou matrielles de solutions internalises .

Libert :
Matrise de vos archives et de leur gestion dans le temps.

Indpendance, rversibilit et interoprabilit :
Indpendance et rversibilit de la solution grce au format public et ouvert des archives XML publi sur Internet.
Indpendance et rversibilit de la solution grce lutilisation des normes et standards internationaux.
Interoprabilit.

Garantie dintgrit :
Grce au scellement cryptographique des archives par signature lectronique
Vrification aise de lintgrit des archives grce loutil de gestion de la preuve.

 
Retour haut de page
Comment a marche ? :
 
Vous y accdez par un simple navigateur en mode scuris
Vous dposez, consultez, dplacez vos documents, suivant votre propre gestion.
C'est aussi simple que cela !


Les coffres archiveslegalsolutions peuvent tre connects vos applications existantes, ( plusieurs applications diffrentes) et acceptent tous les formats ou style de documents.
Ces coffres sont externaliss, en mode Saas.
Vous choisissez la volumtrie qui vous convient ainsi que le temps de conservation:

- Vous choisissez le temps de conservation : 1, 2, 3, 6,7 10ans, ou plus!
- Vous dposez dans votre coffre personnel vos documents
- Vous les consultez quand vous le voulez, o que vous soyez.
- Les documents dposs sont classs suivant votre logique : vous retrouvez vos documents, rapidement. (Mme si vous avez dpos un document dans un mauvais dossier)
- Vous n'garez plus vos documents importants
- Vous grez comme vous l'entendez le contenu de votre coffre en toute confidentialit. (personne, hors vous, ne peut connaitre le contenu de votre coffre , mme pas les dveloppeurs chargs de la maintenance).
- Vous avez une garantie d'accs et de rversibilit comme l'exige la rglementation
- Le coffre est indpendant de votre systme, ne le surcharge donc pas
- Le coffre comporte plusieurs certificats internes.
- Mme en cas de sinistre (inondation, incendie) vous savez que vous conservez vos documents.

- La solution est conue pour qu'il n'y ait pas de dfaillance : Il y a redondance des sites et serveurs, afin de parer toutes ventualits.

Archives Legal Solutions archive (de faon probante) toutes vos donnes sur plusieurs serveurs fiables 100% dans des data-centers en ile de France.

 
Retour haut de page
Transport de votre document jusqu'au coffre
 
 
Retour haut de page
Consultation de vos documents
 
 
Retour haut de page
ROI de l'archivage lectronique
 
Source : Arnaud Belleil - Cecurity.com
Actualits>avis d'experts 2008

Cet article reprend les lments dune intervention ralise en collaboration avec Catherine Groos, ArchivesLegalSolutions.com, le 25 novembre 2008 dans le cadre dune confrence organise par Comundi.

En priode de resserrement des budgets, les projets darchivage lectronique peuvent faire partie des priorits diffres. Les responsables du domaine vont alors tre tents au sein des organisations de motiver et convaincre leur direction en utilisant une approche de type ROI (Return on Investment). Il sagira de montrer que ces chantiers ne se limitent pas engendrer des cots mais quils sont galement susceptibles de procurer des avantages lorganisation, dtre rentables . Quels peuvent tre alors les arguments mobiliss pour dfendre une telle vision ?

Il conviendra dabord de distinguer deux types de ROI qui ne relvent pas de la mme logique conomique. En premier lieu, on peut prendre en considration le ROI dune application de dmatrialisation comprenant un volet archivage lectronique. En effet, toute dmatrialisation implique une conservation scurise. La facture lectronique fiscalement dmatrialise constitue un exemple emblmatique avec la rduction des cots dditique lis limpression, la mise sou pli ou encore laffranchissement. Le cot engendr par la mise en place dune solution darchivage lgal est alors plus que compens par la suppression du papier et le ROI global de la dmatrialisation savre positif.

En second lieu, il est possible danalyser le ROI dune plateforme darchivage lectronique susceptible de recueillir des documents issus de diffrentes filires mtier de lorganisation quils soient nativement lectroniques - signs ou non - ou numriss. Les avantages sont alors de trois types : possibilit de crer de nouveaux services, rduction des cots et matrise des risques.

La cration potentielle de nouveaux services est un argument stratgique difficilement quantifiable avant la mise en uvre dun projet darchivage lectronique. Cependant, il ne doit pas tre oubli dans la mesure o dans lconomie de linformation, le patrimoine informationnel est crateur de valeur. Largument ne permettra pas lui seul de lgitimer un projet darchivage lectronique mais il apparatra souvent, aprs coup, comme un avantage complmentaire.

Pour le reste, on retrouve les domaines dj identifi en 2007 lors de ltude ralise par Markess sur les principaux lments dclenchant larchivage des contenus lectroniques. Les 165 organisations interroges classaient alors leurs motivations dans lordre suivant : accs facilit aux contenus & information partage ; contexte lgal et rglementaire ; rduction des cots & gain de productivit.

Rduction des cots : le temps plutt que lespace
Lorsquon aborde la question de la rduction des cots associe larchivage lectronique, il est parfois tentant de prtendre que les m2 de linaires consacrs aux archives papier seront vous la disparition. Au risque de remettre partiellement en cause un lieu commun, il est important de souligner que les conomies ne seront pas forcment trs spectaculaires en la matire. En effet, le papier ne va pas disparatre de lorganisation et, pendant un certain nombre dannes, il va coexister avec llectronique. Il conviendra donc de disposer de deux systmes darchivage dont il sera difficile de prtendre quils savreront nettement moins onreux que lancien systme uniquement ddi aux documents papier. Les conomies peuvent en revanche tre significatives si la mise en uvre de larchivage lectronique permet de renoncer un investissement tel que la construction ou la location dun nouveau btiment pour absorber la croissance de le masse des archives papier.

Les conomies despace existent mais elles ne peuvent elle seules justifier la rentabilit dun systme darchivage lectronique car les vritables gains se situent dans la diminution du cot daccs linformation. Selon diffrentes tudes, on passe 50% de son temps chercher de linformation et seulement 5 15% la lire. Marc Delhaie, Directeur gnral dIron Moutain France, indique pour sa part, dans un article cfo.news du 3 novembre 2008 quune une entreprise perd en moyenne un document sur 20 et que celui-ci prend, toujours en moyenne, 25 heures tre recr. Si lon opre un rapprochement entre les heures consacres perdues rechercher ou reconstituer de linformation et les cots salariaux associs, les projets darchivage lectronique deviennent assez naturellement rentables sur une priode relativement courte.

Si la conservation lectronique cote parfois aussi cher que larchivage papier, le traitement dune archive lectronique (rechercher, diffuser, publier, partager) est beaucoup plus conomique que celui dune archive papier.

Combien cela peut coter si on ne le fait pas ?
Larchivage lectronique doit-il pour autant tre ncessairement rentable ? Lorsquon parle darchivage vocation probatoire (ou archivage lgal ), on est bien souvent dans le domaine des obligations rglementaires. Il nest pas forcment judicieux dopter pour un mode de rflexion qui fait de lobservation de la loi une option ventuelle que lentreprise la facult de retenir ou dcarter, mme temporairement.

La matrise du risque de conformit autorise pourtant placer le dbat sous langle conomique condition de retenir la bonne question qui nest plus combien cela cote ? mais bien combien cela peut coter si on ne le fait pas ? . Cest le mme type de raisonnement conomique que celui appliqu aux solutions de scurit informatique - quel est le ROI dun firewall ? voire pour les primes dassurances. La quantification consistera alors estimer la probabilit de survenance dun vnement et les cots qui pourraient en rsulter en labsence de solutions adaptes en matire darchivage probatoire. Ces cots peuvent inclure les condamnations, amendes mais aussi les frais de justice, le temps perdu par le management ou les atteintes limage de marque (des analystes considrent que le cot de latteinte de limage est en moyenne sept fois suprieur aux cots directs engags dans un sinistre, quil soit matriel ou financier).

En conclusion, il est possible daborder la question de larchivage lectronique sous langle de son retour sur investissement condition de rester prudent sur la diminution des cots de larchivage papier et en insistant sur les deux dimensions essentielles que sont la rduction du temps daccs linformation et la matrise du risque.
 
Retour haut de page